RGPD

Politique de protection des données personnelles applicable

L’objectif de cette charte est d’assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles des postulants, étudiants alternants stagiaires et formateurs De l’organisme de formation professionnelle Hiloza ainsi que des personnes utilisatrices du site internet de l’établissement (ci-après les « Utilisateurs »). 

Hiloza respecte l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives françaises et européennes relatives à la protection des données personnelles. 

Ces données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée. 

Hiloza s’engage dans une démarche continue de protection des données de ses utilisateurs, en conformité avec la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après « LIL ») et du Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») au respect des règles en vigueur. 

Hiloza dispose d’un DPO (Data Protection Oficer, déclaré auprès de la CNIL) dédié à la protection des données personnelles.

Hiloza s’assure que ses partenaires externes qui hébergent son site internet possèdent les niveaux de certification suffisants. 

 

Objet de la présente politique 

Hiloza souhaite informer les Utilisateurs de la manière dont nous protégeons les données à caractère personnel (ci-après les « Données Personnelles »), étant entendu que chaque information relative à tout individu identifié, directement ou indirectement, par son nom, un numéro d’identification tout autre élément est considérée comme une Donnée Personnelle. 

Les Données Personnelles des Utilisateurs peuvent notamment être collectées via le site de l’organisme de formation professionnelle Hiloza puis traitées dans nos systèmes internes de gestion de la relation clients (CRM) et facturations – l’ensemble de la chaine ainsi constituée étant qualifiée ci-après de « Système de Traitement Clients ». 

 

Cette Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, les Données Personnelles des Utilisateurs seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et était d'application rétroactive. 

  

Informations et coordonnées officielles de l’organisme Hiloza

Le responsable du traitement est, au sens de la LIL et donc légalement, la personne qui détermine les moyens et les finalités de celle-ci. Le sous-traitant est une personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci. 

Pour les Données Personnelles collectées dans le cadre du Système de Traitement Clients, l’organisme de formation professionnelle Hiloza est représentée par la société Hiloza, via son responsable du traitement des Données Personnelles.

Hiloza est une société à responsabilité limitée au capital de 3000€, immatriculée au RCS de Saint-Etienne B 891 590 119 et dont le siège est situé 11 rue des Essarts à Bonson 42160 (N° TVA intracommunautaire : FR25891590119).

Dans le cadre de son activité, Hiloza peut faire appel à un sous-traitant pour le traitement de ses données dans le cadre, notamment, de l’hébergement ou du référencement de son site internet. Dans ce cas, Hiloza veillera tout particulièrement à ce que ceux-ci assurent un niveau approprié de sécurité des données. 

Toutes les données des Utilisateurs sont collectées directement auprès de ces derniers. Hiloza s’engage à recueillir le consentement des Utilisateurs et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs Données Personnelles pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire. 

 

Pourquoi collecter des informations ? 

Lors de sa consultation du site internet www.hiloza.fr ou de son inscription, un Utilisateur peut être amené à remplir un formulaire en ligne. Ce formulaire est limité aux données strictement nécessaires au traitement de sa candidature par Hiloza. A savoir : 

  • Nom, prénom, email, adresse, téléphone 

  • Formation souhaitée

  • Etablissements fréquentés et diplômes obtenus

  • Objectifs professionnels

 

Si un Utilisateur ne souhaite pas communiquer les informations qui lui sont demandées, Hiloza sera dans l’impossibilité de traiter sa demande. 

MISE EN APPLICATION

Le recueil des Données Personnelles des Utilisateurs permet aux Utilisateurs le meilleur traitement des dossiers de candidature, du suivi de leur accompagnement. C’est aussi une conformation au cadre légal.

Ces Données Personnelles peuvent également être utilisées dans le cadre du suivi de la scolarité des étudiants dans le strict respect des contraintes opérationnelles. La crise du COVID a notamment montré que l’obtention d’informations personnelles comme les numéros de téléphone, les adresses mail ont permis d’assurer une continuité pédagogique. Ainsi, des outils de visioconférences ou de chat groupé ou privé nécessitent le recueil et l’utilisation des Données Personnelles des Utilisateurs. Des envois de SMS ou de mails sont aussi possibles.

 

LIMITES DES UTILISATIONS DE DONNEES

Les Données Personnelles des Utilisateurs ne seront pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires. 

Pour rappel, les seules personnes susceptibles d’avoir accès aux Données Personnelles des Utilisateurs sont les gérants de la structure Hiloza, les responsables pédagogiques et les formateurs directs.

 

DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES 

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales et réglementaires. 

LES DROITS DES UTILISATEURS 

Chaque fois que l’organisme Hiloza traite des Données Personnelles, l’établissement prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de la pertinence de leur utilisation. 

Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les Utilisateurs disposent des droits suivants : 

  • droit d'accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données des Utilisateurs 

  • droit de verrouillage ou d’effacement des données des Utilisateurs à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite 

  • droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD) 

  • droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs (article 18 RGPD) 

  • droit d’opposition au traitement des données des Utilisateurs (article 21 RGPD) 

  • droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fourni, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD) 

  • droit de définir le sort des données des Utilisateurs après leur mort et de choisir à qui Hiloza devra communiquer (ou non) ses données à un tiers qu’il aura préalablement désigné 

 

Dès que l’organisme de formation professionnelle Hiloza a connaissance du décès d’un Utilisateur et à défaut d’instructions de la famille du défunt, l’organisme s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale ou réglementaire. 

Toute information relative aux Données Personnelles établies par un Utilisateur concernant ses propres Données Personnelles, s’agissant d’une rectification ou d’un refus de traitement, sera délivrée par Hiloza après rédaction d’un courrier à l’adresse suivante :

Hiloza, 13 rue de la Chaux, 42160 Andrézieux-Bouthéon. Dans ce cas, l’Utilisateur doit indiquer les Données Personnelles qu’il souhaiterait voir modifiées, mises à jour ou supprimées, en s’identifiant de manière précise avec une copie certifiée conforme d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport). Les demandes de suppression de Données Personnelles seront soumises aux obligations qui sont imposées à Hiloza par la Loi ou les réglementations, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents. 

 

Aspect technique

« COOKIES » 

Un « cookie » est un petit fichier d’information envoyé sur le navigateur de l’Utilisateur et enregistré au sein du terminal de l’Utilisateur (ex : ordinateur, smartphone). Ce fichier comprend des informations telles que le nom de domaine de l’Utilisateur, le fournisseur d’accès Internet de l’Utilisateur, le système d’exploitation de l’Utilisateur, ainsi que la date et l’heure d’accès. Les Cookies ne risquent en aucun cas d’endommager le terminal de l’Utilisateur. 

Hiloza est susceptible de traiter les informations de l’Utilisateur concernant sa visite de son site internet, telles que les pages consultées, les recherches effectuées. Ces informations permettent d’améliorer le contenu des pages internet et de la navigation de l’Utilisateur.  

Les Cookies facilitant la navigation et/ou la fourniture des services proposés par Hiloza, l’Utilisateur peut configurer son navigateur pour qu’il lui permette de décider s’il souhaite ou non les accepter afin que des Cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. L’Utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation en vue d’accepter ou refuser que des Cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un Cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal. Hiloza informe l’Utilisateur que, dans ce cas, il se peut que les fonctionnalités de son logiciel de navigation ne soient pas toutes disponibles. 

 

Si l’Utilisateur refuse l’enregistrement de Cookies dans son terminal ou son navigateur, ou si l’Utilisateur supprime ceux qui y sont enregistrés, l’Utilisateur est informé que sa navigation et son expérience sur le site internet peuvent être limitées. Cela pourrait également être le cas lorsqu’Hiloza ne peut pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par le terminal, les paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel le terminal semble connecté à Internet. 

Le cas échéant, Hiloza décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement moins usuel de son site internet, résultant du refus de Cookies par l’Utilisateur de l’impossibilité pour Hiloza d’enregistrer ou de consulter les Cookies nécessaires à leur fonctionnement du fait du choix de l’Utilisateur. Pour la gestion des Cookies et des choix de l’Utilisateur, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permettra de savoir de quelle manière l’Utilisateur peut modifier ses souhaits en matière de Cookies. 

 

À tout moment, l’Utilisateur peut faire le choix d’exprimer et de modifier ses souhaits en matière de Cookies. 

Hiloza pourra en outre faire appel aux services de prestataires externes pour l’aider à recueillir et traiter les informations décrites dans cette section. 

 

Réseaux sociaux 

En cliquant sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux et applications Facebook et Linkedin, figurant sur www.hiloza.fr, et dans la mesure où l’Utilisateur a accepté le dépôt de Cookies en poursuivant sa navigation sur les Sites Hiloza , lesdits réseaux sociaux et applications peuvent également déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateur, tablette, téléphone portable). 

Lorsque l’Utilisateur clique sur les boutons des réseaux sociaux où Hiloza est visible, Hiloza pourra avoir accès aux informations personnelles que l’Utilisateur aura indiquées comme publiques et accessibles depuis ses profils. Cependant, Hiloza ne crée ni n’utilise aucune base de données indépendante desdits réseaux sociaux à partir des informations personnelles que l’Utilisateur peut y publier et Hiloza ne traitera aucune donnée relevant de sa vie privée par ce biais.  

Si l’Utilisateur ne souhaite pas que l’organisme de formation professionnelle Hiloza ait accès aux informations personnelles publiées sur l’espace public de ses profils ou de ses comptes sociaux, l’Utilisateur devra alors utiliser les moyens mis à sa disposition par lesdits réseaux sociaux afin de limiter l’accès à ses données.  

 

Sécurité 

Hiloza met tout en œuvre selon ses moyens pour assurer la sécurité des traitements de Données Personnelles et leur confidentialité. 

A ce titre, Hiloza prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.  

 

Utilisateurs mineurs et public non autonome

En principe, les médias utilisés par Hiloza s’adressent à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel se trouve l’Utilisateur.  

De fait, les Utilisateurs mineurs de moins de 16 ans doivent obtenir le consentement préalable de leur responsable légal préalablement à la saisie de leurs Données Personnelles sur www.hiloza.fr. Sauf obligation légale de confidentialité, Hiloza pourra directement informer ce responsable des catégories spécifiques de Données Personnelles recueillies auprès de la personne mineure de la possibilité de s’opposer à la collecte, l’utilisation ou la conservation de celles-ci.  

L’âge de 16 ans peut être abaissé jusqu’à 13 ans en fonction de la réglementation locale de la résidence habituelle de l’Utilisateur, en vertu de l’article 8 du RGPD. Ces préconisations sont également valables pour les publics en difficulté, non autonomes et accompagnés par des tuteurs agissant sur toutes leurs décisions légales.

 

Contacts 

Si un Utilisateur a des questions ou des réclamations concernant le respect par Hiloza de la présente 

Politique, ou si un Utilisateur souhaite faire part à Hiloza de recommandations ou des commentaires visant à améliorer la qualité de la présente politique, l’Utilisateur peut contacter Hiloza par écrit à l’adresse suivante : 

Hiloza –15 bis avenue de Saint-Etienne, 42160 Andrézieux-Bouthéon.